Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelytoimista

Päivitetty viimeksi 1. joulukuuta 2023

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Aerial Unlimited ry
Osoite: Sahurintie 8, 20320 Turku
Y-tunnus: 3353014-7

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Iiro Linden / aerialunlimited.ry@gmail.com
Osoite: Sahurintie 8, 20320 Turku / https://aerialunlimited.fi

3. Rekisterin nimi

Yhdistyksen varausjärjestelmän asiakasrekisteri
Yhdistyksen varausjärjestelmän asiakasrekisteriin perustuva, laskutuksen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja entisten jäsenien henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

Jäsenyyksien ylläpito
Koulutustiedot
Valokuvaus ja videointi
Sähköinen jäsenviestintä
Laskutus
Asiakaspalvelu ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
Analysointi ja tilastointi

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

Yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
Mahdolliset luvat ja suostumukset
Jäsensuhdetta koskevat tiedot (kuten laskutustiedot ja tiedot alaikäisen huoltajasta)
Opetustoiminnan aikana otetut valokuvat ja videot (voidaan käyttää toiminnan kehittämiseen sekä viestinnän tukena)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilön ilmoittautuessa sekä muuten omasta aloitteesta sivuston lomakkeiden, sähköpostin, puhelimen, sosiaalisen median ja muiden tilanteiden välityksellä, joissa henkilö luovuttaa tietojaan. Luovutettuja tietoja käytetään ainoastaan asiakkaan kanssa sovittuihin tarkoituksiin, kuten asiakkaan ostaman palvelun laskutukseen. Tiedot päivittyvät rekisteriint ainoastaan asiakkaan päivittäessä ne.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

Koulutuksen, tapahtuman, leirin yms järjestäminen: Rekisteröityneestä välitetään tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat henkilötiedot kolmasille osapuolille
Viranomaiset: Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla

Henkilötietoja voidaan siirtää eteenpäin, rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa, uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niistä on sovittu henkilön kanssa.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhdistys käyttää rekisterien ylläpitoon Googlen palveluja (Google Drive, Gmail), joten tietoja saattaa siirtyä myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtävänkuvaan se kuuluu. Kaikki erilaisiin järjestelmiin ja laitteille tallennettavat tiedot on suojattu salasanoin. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

10. Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee esittää ensisijaisesti. Pyyntö oikeuden toteuttamista varten voidaan esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna myös tämän tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti allekirjoitettuna.

11. Omien tietojen poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisteristä. Jäsenrekisterin tietojen poistaminen saattaa vaikuttaa henkilön mahdollisuuteen osallistua toimintaan. Pyyntö oikeuden toteuttamista varten voidaan esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna myös tämän tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen.

12. Muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.