Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelytoimista

Päivitetty viimeksi 31. elokuuta 2026

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Aerial Unlimited ry
Osoite: Sahurintie 8, 20320 Turku
Y-tunnus: 3353014-7

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Iiro Linden / aerialunlimited.ry@gmail.com
Osoite: Sahurintie 8, 20320 Turku / https://aerialunlimited.fi

3. Rekisterien nimet

Yhdistys ylläpitää kahta erillistä henkilörekisteriä:

1. Ilmoittautumis- ja laskutusrekisteri. Sisältää aerialunlimited.fi-sivuston lomakkeilla kerätyt kausi-ilmoittautumiset, irtotunti-ilmoittautumiset, jäsenhakemukset, lippuvaraukset sekä yhteydenotot ja näihin perustuvan laskutuksen.

2. Varausjärjestelmän käyttäjärekisteri. Sisältää varaukset.aerialunlimited.fi-palvelun käyttäjätilit, tuntivaraukset, tapahtumalippujen ostot sekä prepaid-korttien saldot.

Rekisterinpitäjä, käsittelyn perusteet sekä rekisteröidyn oikeudet ovat molemmissa samat. Muilta osin rekisterit on kuvattu erikseen jäljempänä.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekistereissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja entisten jäsenien henkilötietoja sekä niiden henkilöiden tietoja, jotka käyttävät yhdistyksen palveluita ilman jäsenyyttä. Tällaisia ovat esimerkiksi tapahtumalippujen ostajat.

Käsittelyn perusteena on käyttötarkoituksesta riippuen jokin seuraavista:

Sopimus. Tunnin varaaminen, tapahtumalipun ostaminen sekä näihin liittyvä asiakasviestintä perustuvat rekisteröidyn kanssa tehtyyn sopimukseen.
Jäsensuhde. Jäsenyyksien ylläpito sekä jäsenviestintä perustuvat seuran ja jäsenen väliseen jäsensuhteeseen.
Lakisääteinen velvoite. Laskutus- ja kirjanpitoaineiston käsittely sekä säilyttäminen perustuvat kirjanpitolakiin. Säilytysajat on kuvattu tämän tietosuojaselosteen Henkilötietojen säilytysaika-kohdassa.
Suostumus. Valokuvaus ja videointi sekä niiden käyttö viestinnässä perustuvat rekisteröidyn suostumukseen.
Oikeutettu etu. Toiminnan kehittäminen, analysointi ja tilastointi perustuvat rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Käsittelyn tarkoituksia ovat:

Jäsenyyksien ylläpito
Tuntien ja tapahtumien varausten hallinta
Koulutustiedot
Valokuvaus ja videointi
Sähköinen jäsen- ja asiakasviestintä
Laskutus
Asiakaspalvelu ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
Analysointi ja tilastointi

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

Yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
Mahdolliset luvat ja suostumukset
Jäsensuhdetta koskevat tiedot (kuten laskutustiedot ja tiedot alaikäisen huoltajasta)
Opetustoiminnan aikana otetut valokuvat ja videot (voidaan käyttää toiminnan kehittämiseen sekä viestinnän tukena)

Varausjärjestelmän käyttäjärekisterissä käsitellään lisäksi:

Käyttäjätilin tiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymävuosi, kotikunta, asiointikieli)
Käyttäjän rooli palvelussa (esimerkiksi ylläpitäjä)
Varaus- ja ostohistoria sekä prepaid-korttien saldot
Tiedot tilin käytöstä, kuten viimeisin kirjautuminen

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereihin tallennettavat tiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään: ilmoittautumisen yhteydessä, varausjärjestelmään rekisteröidyttäessä sekä muuten omasta aloitteesta sivuston lomakkeiden, sähköpostin, puhelimen, sosiaalisen median ja muiden tilanteiden välityksellä, joissa henkilö luovuttaa tietojaan. Luovutettuja tietoja käytetään ainoastaan rekisteröidyn kanssa sovittuihin tarkoituksiin, kuten hänen ostamansa palvelun laskutukseen.

Rekisteröidyn itse antamat tiedot päivittyvät ainoastaan hänen päivittäessään ne. Varausjärjestelmä muodostaa lisäksi osan tiedoista itse käytön yhteydessä. Tällaisia ovat varaus- ja ostohistoria sekä tiedot tilin käytöstä.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Ilmoittautumis- ja jäsentiedot sekä laskutusaineisto: kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Aika perustuu kirjanpitolain vaatimukseen säilyttää tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto. Tilinpäätös ja kirjanpitokirjat säilytetään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.
Varausjärjestelmän käyttäjätilit: kaksi vuotta viimeisimmästä kirjautumisesta. Tämän jälkeen tili ja siihen liittyvä varaushistoria poistetaan.
Valokuvat ja videot: kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa.

Rekisterien sisältö tarkistetaan vuosittain ja säilytysaikansa ylittäneet tiedot poistetaan. Poistaminen tehdään manuaalisesti, joten tiedot voivat säilyä vähäisen ajan säilytysajan päättymisen jälkeen.

8. Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

Koulutuksen, tapahtuman, leirin yms järjestäminen: Rekisteröityneestä välitetään tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat henkilötiedot kolmasille osapuolille
Viranomaiset: Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla

Henkilötietoja voidaan siirtää eteenpäin, rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa, uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niistä on sovittu henkilön kanssa.

9. Palveluntarjoajat ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ilmoittautumis- ja laskutusrekisteri. Sivuston lomakkeet välitetään AWS Lambda -palvelun kautta (Amazon Web Services, konesali Tukholmassa, EU). Tiedot tallennetaan Google Workspace -palveluihin (Gmail, Google Drive, Google Sheets), jolloin tietoja voi siirtyä Yhdysvaltoihin. Google LLC on liittynyt EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework), jonka Euroopan komissio on 10.7.2023 antamallaan päätöksellä todennut takaavan riittävän tietosuojan tason.

Varausjärjestelmän käyttäjärekisteri. Palvelu toimii kokonaisuudessaan Amazon Web Servicesin Tukholman konesalissa (eu-north-1). Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tapahtumalippujen maksut välittää Stripe, joka toimii maksutapahtuman osalta omana rekisterinpitäjänään omien ehtojensa mukaisesti. Yhdistys ei vastaanota eikä tallenna maksukorttien tietoja.

10. Evästeet ja selaimeen tallennettavat tiedot

aerialunlimited.fi ei tallenna selaimeesi evästeitä eikä muuta tietoa. Sivustolla ei ole kävijäseurantaa eikä analytiikkaa.

varaukset.aerialunlimited.fi tallentaa selaimeesi kirjautumisen tunnisteet (voimassa enintään 30 vuorokautta) sekä keskeneräisen lippuostoksen tiedot, jotka poistuvat selainvälilehden sulkeutuessa. Muuta ei tallenneta. Palvelun alatunnisteen ”Tietoa evästeistä” -linkki avaa tarkemman kuvauksen.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtävänkuvaan se kuuluu. Kaikki erilaisiin järjestelmiin ja laitteille tallennettavat tiedot on suojattu salasanoin. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

12. Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee esittää ensisijaisesti. Pyyntö oikeuden toteuttamista varten voidaan esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna myös tämän tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti allekirjoitettuna.

13. Omien tietojen poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisteristä. Jäsenrekisterin tietojen poistaminen saattaa vaikuttaa henkilön mahdollisuuteen osallistua toimintaan. Pyyntö oikeuden toteuttamista varten voidaan esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna myös tämän tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen.

14. Muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.